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A gestão de uma empresa exige tomadas de decisões precisas, cada vez mais ágeis e assertivas. Para que isso ocorra, é necessário recorrer a ferramentas de gestão e é sobre isso a nossa abordagem de hoje. Você vai saber como procurar sistemas de gestão e como usar de modo excelente aqueles desenvolvidos para concessionárias e lojas de veículos. Então aproveite e ótimos negócios!

Se a administração de uma empresa não é uma tarefa fácil, imagine gerir de forma independente diversos sistemas, planilhas, softwares e aplicativos para controlar o estoque, as vendas, as contas bancárias, as contas a pagar e a receber, fazer a contabilidade e a gestão de pessoas. Seria como correr atrás do vento.

Os sistemas de gestão, assim como diversos outros produtos tecnológicos, têm muita concorrência, mas existem alguns mais específicos, porém o fato de serem específicos para alguns segmentos como os de concessionárias, não significa que sejam perfeitos. Assim, o demandante precisa tomar alguns cuidados antes de fazer um investimento para que ele não se torne mais um problema de gestão a ser resolvido no futuro. Mas calma, a seguir, você vai ver alguns critérios a serem adotados antes de uma aquisição.

Critérios Para a Aquisição de Sistema de Gestão

Faça o Mapeamento das Necessidades de Sua Empresa

É muito comum empresas de todos os tamanhos e tipos acharem eu adquirir um sistema vai resolver todos os problemas de fluxos. Mas a empresa precisa saber primeiros queis fluxos ela tem, e quais são necessários para o processo de melhoria. Assim, fazer esse mapa é o primeiro passo para saber qual a real necessidade e quais respostas precisa do fornecedor.

Avalie a Capacidade de Resposta

Os Sistemas DMS (Dealership Management System) comuns (que estão ultrapassamos) podem dificultar a experiência de seus usuários, solicitando a cada uso a inserção de dados como: tipo de transação, CFOP, CST, Conta Contábil e outros códigos, que não são informações que o usuário deveria se preocupar.

Para evitar este incômodo dê preferência para sistemas que tenham processos bem definidos e que não perguntem ao usuário coisas muito difíceis e fora do conhecimento dele. Por que esse alerta? Porque algumas empresas adquirem sistemas e acham que não precisam alimentá-los com informações. Vão engano. E pense que mesmo os sistemas mais modernos precisam ser alimentados com informações, mesmo que não sejam feitas perguntas.

‍Teste a Nevegabilidade do DMS

Outro diferencial a ser avaliado é a navegabilidade. O usuário não deve ter a necessidade de migrar de uma plataforma para outra, fechar ou abrir outros sistemas. O ideal é que nada seja feito fora do domínio do seu usuário. Informações sempre à mão poupam tempo e garantem mais foco nas operações. Essa integração é importante para a produtividade. Caso um sistema desejado não tenha essa função, é preciso combinar com o fornecedor essa adaptação com pequenas aplicações.

‍Verifique a Usabilidade do DMS

Verifique se o sistema permite que a sua Concessionária possa extrair o máximo dos seus recursos com total facilidade de uso. Para isso leve em consideração a interface visual de menus, telas, botões e processos, fazendo com que cada detalhe carregue essas características. Sempre respeitando o conforto visual e a linguagem no contato com a ferramenta.

‍Busque Referências das Empresas Desenvolvedoras

Esse é um critério muito importante, pois durante o processo de vendas, os pontos fracos do sistema podem não ser revelados. É o usuário que vai revelar e dar os feedbacks. Essa etapa vai ajudar a sua empresa a selecionar o melhor sistema e o melhor fornecedor.

Use a Demonstração Antes da Compra

Por que é relevante? Ela assegura uma avaliação antecipada dos recursos do sistema, evitando assim o desperdício de tempo e recursos com uma solução que não atenda às as necessidades da empresa e expectativas do gestor.

O DMS é Completo?

Apesar de o DMS ser capaz de gerenciar diversas operações do dia a dia do segmento de varejo automotivo, pode não ser suficiente para todas as áreas. Pode ser que haja necessidade de um ERP (Enterprise Resource Planning), que é um software integrado que ajuda a gerenciar todas as funções principais de negócios, incluindo finanças, contabilidade, gerenciamento de estoque, recursos humanos, vendas e marketing.

Pode ser que a empresa encontre um DMS com funções muito similares, e outras possibilidades de add-ons, que ajudem a suportar a operação por completo. Mas é mais comum que o ERP ainda seja necessário, principalmente para atender os requisitos exigidos pelas montadoras. Aliás, em alguns casosa própria montadora é quem vai indicar o sistema que deve ser utilizado.

‍O Melhor Uso

Como você viu no artigo, a aquisição de um sistema para concessionárias começa com um bom critério de escolha, baseado nas necessidades específicas, depois a funcionalidade de integração, demonstração, referências de usuários e por fim, a segurança, sobre a qual você pode contar com os serviços de MR Soluções e colher os frutos de toda essa jornada de esforços da gestão. Esses frutos vão refletir nas vendas e na satisfação dos clientes, como ilustra a foto da capa desse artigo.

Por que Migrar o DMS Para a Nuvem?

Depois de todos os cuidados que o artigo revelou, é necessário manter o investimento seguro e a melhor forma é pela preservação das informações. Quando mantido localmente, o DMS fica suscetível a riscos como falhas humanas, queda de energia, incêndios e outros incidentes. Esses problema podem paralisar toda a produção de uma empresa. Você já parou para pensar quantos prejuízos teria se sua concessionária ficasse horas (ou até dias) sem funcionar? Mas isso pode ser evitado.